Normesta
Giriş YapDenemeye Başla
Dokümante BilgiAşama: Uygula

Dokümanı yayımdan arşive tek zincirde yönetmek

Bir dokümanın taslaktan yürürlüğe, oradan arşive giden yolunu tek bir zincir olarak kurma metodu: kim hazırlar, kim yürürlüğe alır, kim erişir, eski sürüm ne olur.

Ne zaman kullanılır?

Aynı formun masalarda üç farklı sürümü dolaşıyorsa, ya da 'bu talimat güncel mi' sorusuna kimse net cevap veremiyorsa.

Nasıl yapılır

  1. 1Her doküman türü için hazırlayan, gözden geçiren ve yürürlüğe alan rolleri tek satırda yaz; onay üç kişiden fazlasına dağılırsa zincir tıkanır.
  2. 2Sürüm numarasını değişikliğin ağırlığına bağla: yazım düzeltmesi ile uygulamayı değiştiren revizyonu aynı numara mantığıyla etiketleme.
  3. 3Yürürlük tarihini yayım tarihinden ayır; eğitim gerektiren bir değişiklikte yürürlüğü eğitimin bitişine bağla.
  4. 4Dağıtımı 'kime gönderdim' değil 'kim erişebiliyor' olarak kur; sahada kullanılan çıktı kopyası varsa nerede durduğunu ve kimin değiştireceğini yaz.
  5. 5Eski sürümü silme: yürürlükten çıkar, günlük erişimi kapat, ama geriye dönük bir soru geldiğinde bulunabilir kalsın.
  6. 6Dış kaynaklı dokümanları (müşteri şartnamesi, mevzuat metni, cihaz kılavuzu) aynı kütükte ama 'değiştirilemez' işaretiyle tut; güncelliğini kimin izlediğini yaz.

Tetkikçi ne sorar

  • Şu talimatın yürürlükteki sürümünü sahadaki kullanıcının kendi ekranından gösterir misiniz?
  • Son revizyonda ne değişti ve bu değişikliği hangi kişiler öğrendi?
  • Yürürlükten kaldırdığınız önceki sürüme bugün nasıl ulaşırsınız?

Sahada sık yapılan hatalar

  • Revizyon tablosu dolu ama neyin neden değiştiği yazılmamış; 'güncelleme yapıldı' satırı bir yıl sonra hiçbir şey anlatmıyor.
  • Doküman yürürlüğe alınmış, onu kullanacak vardiya haberdar olmadığı için eski formu doldurmaya devam ediyor.
  • Sürüm kontrolü portalda düzgün işliyor, sahada dolaşan laminasyonlu eski talimatlar hiç toplanmamış.
  • Aynı içerik hem prosedürde hem talimatta duruyor; biri güncellenince ikisi birbiriyle çelişiyor.

İlgili maddeler

ISO 9001 · 7.5ISO 14001 · 7.5ISO 45001 · 7.5

Yalnız madde numaralarına atıf yapılır; standart metni yayımlanmaz. Bu maddelerin yürürlükteki baskısını kendi standart nüshanızdan doğrulayın.

İlgili kartlar

Kanıt kaydını bulunabilir tutmak

Hangi kaydın tutulduğunu, ne kadar süreyle, nerede ve kimin sorumluluğunda tutulduğunu baştan belirleme metodu; kanıt istendiğinde arama değil açma refleksi.

Süreci girdi, çıktı ve tek sorumluyla tanımlamak

Uzun prosedür metni yazmadan önce süreci girdi, çıktı, sorumlu ve tek ölçü dörtlüsüyle tek sayfaya oturtma metodu.

Bu kartı referans alan kartlar

El kitabını canlı veriden üretmek

El kitabını elle yazılan ve bir yıl içinde bayatlayan bir Word belgesi olmaktan çıkarıp, her maddeyi sistemdeki gerçek kayda bağlayan bir çıktıya çevirme yöntemi.

Kayıtların saklama, erişim ve imha düzenini kurmak

Hangi kaydın ne kadar saklanacağını, kimin erişebileceğini ve süresi dolduğunda ne olacağını tek bir düzende karara bağlama yöntemi.

Gıda belge kütüğünü bağladığı yükümlülüğe göre yönetmek

İşletmeyi bağlayan belgeleri türüne göre değil hangi yükümlülüğü ayakta tuttuğuna göre izleme; süreli belgeye yenileme sahibi atama, süresiz belgeyi süreli sanmama ve belge kapsamını fiilen üretilenle örtüştürme yöntemi.

Etiket sürümünü onaya bağlamak ve alerjen beyanını türetmek

Etiketi tasarımcının klasöründeki serbest bir dosya olmaktan çıkarıp sürümlü ve onaylı bir kayda bağlama; alerjen beyanını reçete, hammadde şartnamesi ve alerjen matrisinden türeterek yazma yöntemi.

Bu yöntemi Normesta'da yürütün

Akademide okuduğunuz metodun kaydını, kanıtını ve raporunu ürünün içinde tutarsınız; her kayıt dayandığı standart maddesine bağlanır.

Denemeye BaşlaPlanları görün

Akademi içeriği hakkında

  • Belge vermiyoruz. Normesta bir belgelendirme kuruluşu değildir ve ISO belgesi veya sertifikası düzenlemez. Uygunluk, kuruluşun gerçek uygulaması ve objektif kanıtlarıyla, yetkili belgelendirme kuruluşları tarafından değerlendirilir.
  • Standart metni yayımlamıyoruz. Standartların telifli metinleri kopyalanmaz; ürün madde numaralarına atıf yapar, içeriğini kendi anlatımıyla açıklar.
  • Eğitim içeriğidir. Akademi yazıları bilgilendirme ve eğitim amaçlıdır; danışmanlık ya da hukuki görüş değildir. Sattığımız edim, yazılımın belirli süreli kullanım hakkıdır.
  • Adlar sahiplerinindir. Metinlerde anılan marka, çerçeve ve model adları sahiplerine aittir; Normesta bu kuruluşlarla bağlantılı değildir.

Bu yazılar Normesta'nın ürün içi akademisinden yayımlanır; metinde geçen ekran, kayıt ve profil atıfları uygulamadaki karşılıklarını anlatır.