Dokümante BilgiAşama: Kanıtla
Kanıt kaydını bulunabilir tutmak
Hangi kaydın tutulduğunu, ne kadar süreyle, nerede ve kimin sorumluluğunda tutulduğunu baştan belirleme metodu; kanıt istendiğinde arama değil açma refleksi.
Ne zaman kullanılır?
Bir kanıt istendiğinde arama e-postalarla başlıyorsa, ya da 'bu kaydı ne kadar saklıyoruz' sorusuna cevap veren kimse yoksa.
Nasıl yapılır
- 1Kayıt listesini süreçten çıkar, dokümandan değil: her sürecin çıktısında hangi kanıt doğuyorsa onu yaz.
- 2Her kayıt satırına dört bilgi koy: sahibi, saklama süresi, saklandığı yer, arşiv ya da silme kararını kimin vereceği.
- 3Saklama süresini keyfi seçme; ürün ömrü, sözleşme süresi ve uyum yükümlülüğünden hangisi uzunsa onu esas al, gerekçesini tek satırla yaz.
- 4Elektronik kayıtta 'kim doldurdu' bilgisini içerikten değil sistemden al; sonradan değiştirilebilen serbest metin imza yerine geçmez.
- 5Kaydı sürecin işlediği yere bağla: fotoğraf, ölçüm çıktısı ve onay aynı kaydın eki olsun, ayrı klasörlere dağılmasın.
- 6Yılda bir tarama koy: süresi dolan kayıtları karara bağla, süresi dolmadığı halde bulunamayan kayıtların nedenini araştır.
Tetkikçi ne sorar
- Geçen yılın üçüncü çeyreğinden rastgele seçtiğim bu kaydı bana açar mısınız?
- Bu kaydı ne kadar süre saklıyorsunuz, bu süreyi neye göre belirlediniz?
- Kaydın doldurulduktan sonra değiştirilmediğini nasıl gösteriyorsunuz?
Sahada sık yapılan hatalar
- Saklama süresi tablosu var ama hiç işletilmemiş; on yılın her kaydı aynı klasörde ve arama pratikte çalışmıyor.
- Kanıt tek kişinin bilgisayarında ya da kişisel posta kutusunda; o kişi izinli olduğunda hiçbir şey gösterilemiyor.
- Kağıt formlar dolu ama tarih ya da dolduran kişi alanı boş; kayıt var, izlenebilirlik yok.
- Aynı olayın kaydı iki ayrı yerde tutuluyor ve iki yerdeki sayılar birbirini tutmuyor.
İlgili maddeler
ISO 9001 · 7.5ISO 9001 · 8.5
Yalnız madde numaralarına atıf yapılır; standart metni yayımlanmaz. Bu maddelerin yürürlükteki baskısını kendi standart nüshanızdan doğrulayın.