Dokümante BilgiAşama: Kanıtla
El kitabını canlı veriden üretmek
El kitabını elle yazılan ve bir yıl içinde bayatlayan bir Word belgesi olmaktan çıkarıp, her maddeyi sistemdeki gerçek kayda bağlayan bir çıktıya çevirme yöntemi.
Ne zaman kullanılır?
İlk belgelendirmeden önce; ikinci bir standardı kapsama aldıktan sonra (entegre el kitabı); tetkik öncesi güncel sürümü üretirken; standardın sürümü değiştiğinde.
Nasıl yapılır
- 1El kitabını 'anlatı' ile 'kanıt' olarak iki katmana ayır: hangi maddeyi nasıl karşıladığınız anlatıdır, karşıladığınızın kanıtı sistemdeki kayıttır. Anlatıyı kanıt yerine koymayın.
- 2Her maddeye bakan kaydın gerçekten var olup olmadığını üretim öncesinde gör. Boş bir maddeyi güzel bir cümleyle kapatmak tetkikte en hızlı açılan yerdir.
- 3Birden fazla standardı yürütüyorsanız entegre üret: ortak maddeyi bir kez anlat, standarda özgü kısmı ayrı işaretle. Aynı metni iki el kitabında ayrı ayrı taşımak iki ayrı bayatlama demektir.
- 4Kapsama matrisini el kitabının ekinde tut: hangi madde hangi kayıtla karşılandı, hangisi gerekçeli olarak uygulanamaz sayıldı.
- 5Sürümü üretim ANINDAKİ veriye sabitle. Tetkikte sunduğunuz el kitabı, o gün sistemde ne varsa onu göstermeli; sonradan değişen veri eski sürümü değiştirmemeli.
- 6Bayatlık kontrolünü üretim tarihine değil bağlı kayıtların değişimine bak: kayıt değiştiyse el kitabının o bölümü bayattır.
Tetkikçi ne sorar
- El kitabındaki şu cümlenin karşılığı sistemde hangi kayıt? Gösterin.
- Bu el kitabını en son ne zaman ürettiniz; o günden bu yana hangi süreç değişti?
- Uygulanamaz saydığınız maddeler el kitabında nasıl görünüyor?
- İki standardı da yürütüyorsunuz; ortak maddeleri nasıl tek yerden yönetiyorsunuz?
Sahada sık yapılan hatalar
- El kitabı bir kez yazılmış, iki yıl boyunca yalnız tarih ve sürüm numarası güncellenmiş; içindeki süreç anlatımı artık sahada yürüyen işi tarif etmiyor.
- Madde madde 'karşılanmaktadır' cümleleri yazılmış ama hiçbir cümle bir kayda bağlanmamış.
- İki standart için iki ayrı el kitabı tutulmuş; ortak maddeler iki yerde ayrı ayrı bayatlamış.
- Tetkikte sunulan PDF, üretildiği günün değil bugünün verisiyle yeniden üretilmiş; tetkikçinin gördüğü belgeyle sistemdeki hâl uyuşmuyor.
İlgili maddeler
ISO 9001 · 4.4ISO 9001 · 7.5ISO 14001 · 7.5ISO 45001 · 7.5
Yalnız madde numaralarına atıf yapılır; standart metni yayımlanmaz. Bu maddelerin yürürlükteki baskısını kendi standart nüshanızdan doğrulayın.