Gıda belge kütüğünü bağladığı yükümlülüğe göre yönetmek

Nasıl yapılır

1. 1Her belgeye 'bu belge hangi yükümlülüğü ayakta tutuyor' satırını yaz: bir sevkiyatı mı, bir ürün grubunu mu, bir sahayı mı, bir ambalaj kalemini mi taşıyor; yükümlülük mevzuattan mı, müşteri sözleşmesinden mi, gönüllü bir taahhütten mi doğuyor. Tür süzgeci dosyalamayı kolaylaştırır; süresi dolduğunda neyin duracağını ise yalnız bu satır söyler.
2. 2Belgeyi kütüğe koyarken süresinin OLUP OLMADIĞINA bilinçli karar ver: süresi varsa bitiş tarihini, yenileme sahibini ve başvuru hazırlığının ne kadar sürdüğünü yaz; süresi yoksa alanı boş bırakıp 'süre girilmedi' durumunda tut. Uydurma bir tarih girmek belgeyi olmayan bir vadeye bağlar ve gerçek uyarıların arasına gürültü katar.
3. 3Hijyen eğitimi kurs bitirme belgesini süreli sanma: bu belgenin mevzuatta takvimsel bir bitişi yoktur, dolayısıyla yenileme diye bir yükümlülük de doğmaz. Belge kişi eksenlidir; kuruluş eksenli bu kütüğe kişi adı taşımak yerine kaydı kişi eksenli hijyen eğitimi kayıtlarında tut ve işe yeni girenin belgesini işbaşı öncesinde ara.
4. 4Gıdayla temas eden madde ve malzemeler için uygunluk beyanını tedarikçiden AL ve parti bazında izle: beyan hangi malzeme, hangi kalıp ve renk, hangi kullanım koşulu (temas sıcaklığı, yağlı gıda, temas süresi, tekrar kullanım) için verilmiş; gelen partinin bu beyanla eşleşen bir karşılığı var mı. Ambalaj, reçete ya da tedarikçi değiştiğinde beyan da yenilenir.
5. 5İhracat belgelerini iki sınıfa ayır. Sevkiyat bazlı sağlık sertifikası bir sevkiyatın belgesidir: numarasını sevkiyat ve parti koduyla birlikte yaz ki alıcı ülkeden bir parti sorusu geldiğinde hangi sertifikanın hangi partiyi kapsadığı bulunabilsin. Bir ülkeye ihracat için alınan işletme onayı ya da listeye kayıt ise sürekli bir statüdür: sahibi, gözden geçirme ritmi ve kapsamı (hangi ürün, hangi hat) kütükte ayrı satırda durur. İkisini aynı satırda tutmak sevkiyat belgesini kalıcı statü, statüyü tek seferlik evrak sanmaya götürür.
6. 6Belgenin KAPSAMINI fiilen ürettiğinle karşılaştır: helal veya organik sertifikanın ürün grubu listesi, işletme kayıt veya onay belgesinin faaliyet konusu ve sahası bugün üretilen ürünleri kapsıyor mu. Gıda işletmesinin kayıt ve onay düzeni 5996 sayılı Kanuna dayanır ve belge yalnız yazılı faaliyet konusunu kapsar; yeni ürün veya yeni faaliyet devreye alınırken kapsam genişletme başvurusunu lansmanın önüne al.
7. 7Süresi geçmiş belgeyle sevkiyat riskini tek ekrandan kapat: süresi dolmuş ve yenileme penceresine girmiş belgeleri sevkiyat planlamasıyla aynı masada konuş, yenileme başvurusunu tarihi ve referansıyla kütüğe işle. Uyarı penceresi kuruluşun kendi hazırlık süresidir; belgeyi düzenleyen kurumun işlem süresi daha uzunsa pencereyi ona göre genişlet.

Sahada sık yapılan hatalar

• Kütükte 'tümü geçerli' görünüyor ama helal sertifikanın kapsam listesinde geçen yıl devreye alınan iki ürün yok; belge geçerli, ürünler kapsam dışı ve bu fark hiç fark edilmemiş.
• Temas malzemesi uygunluk beyanı ilk numuneyle bir kez alınmış; tedarikçi kalıbı ve hammadde reçetesini değiştirmiş, beyan iki yıl önceki malzemeye ait ve kimse yeni beyan istemeyi düşünmemiş.
• Hijyen eğitimi belgelerine bir yıllık geçerlilik tarihi girilmiş; sistem her yıl 'süresi doldu' uyarısı üretiyor, ekip bu gürültünün içinde gerçekten süresi dolan ihracat sertifikasını kaçırıyor.
• İhracat sağlık sertifikaları klasörde tarih sırasıyla duruyor ama hiçbiri parti koduna bağlanmamış; alıcı ülkeden bir parti sorusu gelince hangi sertifikanın o partiyi kapsadığı bulunamıyor.