Normesta
Giriş YapDenemeye Başla
Dokümante BilgiAşama: Kanıtla

Kayıtların saklama, erişim ve imha düzenini kurmak

Hangi kaydın ne kadar saklanacağını, kimin erişebileceğini ve süresi dolduğunda ne olacağını tek bir düzende karara bağlama yöntemi.

Ne zaman kullanılır?

Sistemi kurarken kayıt listesini ilk çıkarırken; kişisel veri içeren kayıtlar için saklama süresi belirlerken; arşiv yeri dolduğunda; bir kayıt istendiğinde bulunamadığında.

Nasıl yapılır

  1. 1Saklama süresini kaydın türünden değil onu ZORUNLU KILAN sebepten türet: mevzuat süresi, sözleşme şartı, ürün ömrü, garanti süresi ya da tetkik çevrimi. Sebebi yazılmayan süre ilk sorguda savunulamaz.
  2. 2Aynı kayıt için birden fazla süre varsa en UZUN olanı uygula ve niçin uzun olanın geçerli olduğunu yaz.
  3. 3Erişimi ihtiyaç temelinde ver: kişisel veri, sağlık gözetimi ve ücret bilgisi içeren kayıtlarda 'herkes okuyabilir' kabul edilemez.
  4. 4İmhayı bir işlem olarak tanımla: kim karar verir, nasıl yapılır, kaydı nerede tutulur. Süresi dolan kaydı silmemek de bir uygunsuzluktur — özellikle kişisel veride.
  5. 5Dijital ve fiziksel kayıtları aynı düzende yönet: iki ayrı liste tutulduğunda biri her zaman bayatlar.
  6. 6Kaydın bulunabilirliğini sına: rastgele üç kaydı isteyip ne kadar sürede getirdiğinizi ölçün. Tetkikte tam bu yapılır.

Tetkikçi ne sorar

  • Bu kaydın saklama süresini neye göre belirlediniz?
  • Süresi dolan kayıtlara ne oluyor; son imha kaydınızı gösterin.
  • Bu kayda kimler erişebiliyor; erişim niçin bu kişilerle sınırlı?
  • Şu tarihli şu kaydı görebilir miyim?

Sahada sık yapılan hatalar

  • Bütün kayıtlara tek tip '10 yıl' süresi verilmiş; gerekçe yazılmamış ve bazı kayıtlar için mevzuat farklı süre öngörüyor.
  • Kişisel veri içeren kayıtların saklama süresi dolmuş ama imha edilmemiş; sistemde süresiz duruyor.
  • İmha kararı sözlü verilmiş, kaydı tutulmamış; hangi kaydın ne zaman imha edildiği bilinmiyor.
  • Kayıt listesi var ama fiziksel arşiv ayrı bir Excel'de tutuluyor; iki liste birbirini tutmuyor.

İlgili maddeler

ISO 9001 · 7.5ISO 14001 · 7.5ISO 45001 · 7.5

Yalnız madde numaralarına atıf yapılır; standart metni yayımlanmaz. Bu maddelerin yürürlükteki baskısını kendi standart nüshanızdan doğrulayın.

İlgili kartlar

Kanıt kaydını bulunabilir tutmak

Hangi kaydın tutulduğunu, ne kadar süreyle, nerede ve kimin sorumluluğunda tutulduğunu baştan belirleme metodu; kanıt istendiğinde arama değil açma refleksi.

Dokümanı yayımdan arşive tek zincirde yönetmek

Bir dokümanın taslaktan yürürlüğe, oradan arşive giden yolunu tek bir zincir olarak kurma metodu: kim hazırlar, kim yürürlüğe alır, kim erişir, eski sürüm ne olur.

İşleme faaliyeti envanterini amaç ekseninde kurmak

Kişisel veri işleme envanterini uygulama başına değil amaç başına kurma ve aynı envanterden hem iç yönetim hem VERBIS bildirimini besleme yöntemi.

Bu kartı referans alan kartlar

VERBİS kayıt yükümlülüğünü karara bağlamak ve sicili envanterden beslemek

Veri Sorumluları Sicili karşısındaki durumu bir iddia değil gerekçeli bir karar hâline getirme ve sicile beyan edilen bilgiyi işleme envanteriyle tek kaynaktan besleme yöntemi.

Gıda belge kütüğünü bağladığı yükümlülüğe göre yönetmek

İşletmeyi bağlayan belgeleri türüne göre değil hangi yükümlülüğü ayakta tuttuğuna göre izleme; süreli belgeye yenileme sahibi atama, süresiz belgeyi süreli sanmama ve belge kapsamını fiilen üretilenle örtüştürme yöntemi.

Bu yöntemi Normesta'da yürütün

Akademide okuduğunuz metodun kaydını, kanıtını ve raporunu ürünün içinde tutarsınız; her kayıt dayandığı standart maddesine bağlanır.

Denemeye BaşlaPlanları görün

Akademi içeriği hakkında

  • Belge vermiyoruz. Normesta bir belgelendirme kuruluşu değildir ve ISO belgesi veya sertifikası düzenlemez. Uygunluk, kuruluşun gerçek uygulaması ve objektif kanıtlarıyla, yetkili belgelendirme kuruluşları tarafından değerlendirilir.
  • Standart metni yayımlamıyoruz. Standartların telifli metinleri kopyalanmaz; ürün madde numaralarına atıf yapar, içeriğini kendi anlatımıyla açıklar.
  • Eğitim içeriğidir. Akademi yazıları bilgilendirme ve eğitim amaçlıdır; danışmanlık ya da hukuki görüş değildir. Sattığımız edim, yazılımın belirli süreli kullanım hakkıdır.
  • Adlar sahiplerinindir. Metinlerde anılan marka, çerçeve ve model adları sahiplerine aittir; Normesta bu kuruluşlarla bağlantılı değildir.

Bu yazılar Normesta'nın ürün içi akademisinden yayımlanır; metinde geçen ekran, kayıt ve profil atıfları uygulamadaki karşılıklarını anlatır.