Değerlendirme ve Yol HaritasıAşama: Akışı Kur
Makigami (Ofis Değer Akışı)
Makigami
İdari bir süreci sorumlu birim kulvarlarına serilmiş adımlarla haritalama: her adımın işlem ve bekleme süresi, kullanılan form/sistem ve işin birimden birime kaç kez el değiştirdiği tek sayfada görünür.
Ne zaman kullanılır?
Teslim süresi atölyede değil ofiste uzuyorsa; teklif, sipariş, satın alma, işe alım gibi süreçlerde 'dosya bende değildi' cevabı sık duyuluyorsa; üretim haritası çizildiği hâlde toplam sürenin büyük kısmı hâlâ açıklanamıyorsa.
Nasıl yapılır
- 1Başlangıç ve bitiş olayını yazın: ne geldiğinde başlar, ne olduğunda biter? (Örnek: sipariş düştüğünde başlar, sevkiyat onayı çıkınca biter.)
- 2Adımları sırayla listeleyin ve her adımı YAPAN BİRİMİN kulvarına yerleştirin; kulvar değişimi işin el değiştirdiği yerdir.
- 3Her adımda işlem süresini ve sonraki adıma geçene kadarki beklemeyi ayrı ölçün; ölçemediğinizi boş bırakın, sıfır yazmayın.
- 4Kullanılan form ve sistemi adıma yazın: aynı bilginin kaç ayrı yere elle girildiği çoğu zaman burada ortaya çıkar.
- 5Akış verimliliğini hesaplayın: işlem ÷ (işlem + bekleme). Ofis süreçlerinde bu oran çoğunlukla yüzde birkaçtır.
- 6El değiştirmelerin üzerine gidin: kuyruk, geri dönüş ve bilginin yeniden girilmesi en çok orada birikir.
Sahada sık yapılan hatalar
- Beklemesi ölçülmemiş adıma sıfır yazmak; sıfır bekleme 'bekleme yok' demektir ve akış verimliliğini yalancı biçimde yükseltir.
- Haritayı prosedürden çizmek; yazılı akış ile fiilî akış arasındaki fark tam da aradığınız şeydir.
- Kulvarları kişi adıyla kurmak; kulvar birimdir — kişi değişince harita geçersizleşmemelidir.
- Yalnız işlem sürelerini kısaltmaya çalışmak; ofiste kazancın neredeyse tamamı beklemede ve el değiştirmededir.