Rol, yetki ve sorumluluğu isme bağlamak

Nasıl yapılır

1. 1Süreç listesinden başla: her sürece tek bir sahip ada. İki isim yazma; vekili ayrı alanda göster.
2. 2Sorumluluk ile yetkiyi ayrı yaz: kim yapar, kim onaylar, kim durdurabilir. Özellikle durdurma yetkisi (uygun olmayan ürünü, güvensiz işi, kirletici deşarjı) ismen yazılı olsun.
3. 3Rolü unvana değil işe bağla: 'vardiya şefi' yerine 'hat 2 vardiya şefi — uygun olmayan ürünü ayırma ve karara bağlama yetkisi' gibi yaz.
4. 4Üst yönetimin sistem performansını kimden, hangi kanalla ve hangi gündemle duyduğunu yaz: raporu kim hazırlıyor, hangi toplantıya girdi oluyor, sıklığı ne. Bu üçlü yazılmazsa performans yönetim masasına yalnız tetkik dönemlerinde ulaşır.
5. 5Her atamayı ilgili kişiye tebliğ et ve kabul kaydını sakla; görev tanımı imzasız kalmasın.
6. 6İzin ve ayrılma senaryosunu masa üstünde dene: kritik rollerin vekilleri yetkinlik kaydında da yetkin görünüyor mu?

Sahada sık yapılan hatalar

• Organizasyon şeması var ama yetki yok; şemada kimin onayladığı, kimin işi durdurabildiği görünmüyor.
• Bütün sistem rolleri tek kişide toplanmış; o kişi izne çıkınca kayıtlar duruyor ve bu tetkikte hemen görünüyor.
• Görev tanımları personel dosyasında, sistem sorumlulukları başka bir belgede; iki metin birbirini tutmuyor.
• Yönetim sistemi sorumlusu atanmış ama üst yönetime neyi hangi kanalla raporladığı hiçbir yerde tanımlı değil.