İç ve dış iletişimi tek tabloda planlamak

Nasıl yapılır

1. 1Tabloyu beş kolonla kur: konu, kime, kim, hangi kanal, hangi sıklık ya da tetikleyici. Kolonlardan biri boş kalan satırı yayımlama.
2. 2Konuları gerçek ihtiyaçtan çıkar: politika ve hedefler, performans sonuçları, tehlike ve olay bildirimi, otorite yazışmaları, müşteri şikayeti, tedarikçiye iletilen şartlar, acil durum haberleşmesi.
3. 3Süreli bildirimleri ayrı işaretle: otoriteye bildirim gerektiren durumlarda süreyi ve muhatabı satıra yaz, bunu kimsenin hafızasına bırakma.
4. 4Dışa konuşma yetkisini ada: otorite, basın, müşteri ve komşuyla kimin konuşacağı yazılı olsun; bunu olay anında tartışmak zaman kaybıdır.
5. 5Yukarı doğru akışı da kur: sahadan gelen bildirim hangi eşikte ve kaç gün içinde üst yönetime ulaşacak, ilgili çalışana geri dönüş kim yapacak.
6. 6Alındığını gösterecek bir iz belirle: toplantı notu, panoya asma kaydı, portal bildirimi, imzalı tebliğ. İletişim gönderildiğinde değil, alındığında tamamlanır.

Sahada sık yapılan hatalar

• İletişim planı 'toplantılar yapılır, panolar kullanılır' diye bir paragraf; kim, kime, ne zaman kısmı hiç yok.
• Dış iletişim yalnız müşteri olarak anlaşılmış; otorite, komşu ve tedarikçi tarafı planda görünmüyor.
• Çalışandan yukarı bildirim kanalı var ama geri dönüş yok; bir kez bildirip cevap alamayan çalışan bir daha bildirmiyor.
• Acil durumda arama sırası kapıdaki listede kalmış; plan güncellenirken o liste güncellenmemiş, numaraların yarısı çalışmıyor.