Gıda mevzuatı yükümlülüğünü ürün grubuna indirmek ve resmî kontrolü kütükte izlemek

Nasıl yapılır

1. 1Kütüğü mevzuat adından değil ÜRÜN GRUBUNDAN başlat: ürettiğin grupları tek tek yaz (çiğ süt ve süt ürünleri, ısıl işlem görmüş et ürünleri, hazır yemek, unlu mamul, takviye edici gıda) ve her grubun karşısına yalnız o gruba gerçekten değen kodeks tebliğini koy. İnternetten indirilmiş altmış satırlık genel mevzuat listesi hiçbir satırında "bize ne düşüyor" sorusunu cevaplamaz.
2. 2Her satırı üç kolonla yaz: kaynak (5996 sayılı Kanun ve altındaki yönetmelik ya da kodeks tebliği, maddesiyle), bize düşen somut iş (hangi analiz hangi periyotta, hangi bildirim, etikette hangi bilgi, hangi belge yenilemesi) ve adı yazılı bir sahibi. "Mevzuata uygunluk sağlanacak" cümlesi somut iş değildir.
3. 3Kanıtı satırın içine bağla: mikrobiyolojik ve bulaşan analiz raporu, etiket baskı örneği, işletme kayıt veya onay belgesi, hijyen eğitimi kurs bitirme belgeleri. Kanıta bakarken varlığına değil geçerliliğine bak — raporun tarihi periyot içinde mi, analiz edilen parametre senin yükümlülüğünle aynı mı, elindeki etiket örneği hâlen basılan etiket mi.
4. 4Resmî kontrol ziyaretini aynı gün kaydet: tarih, kontrolü yapan birim, konu, tutanaktaki tespitlerin tam metni, verilen sürenin son tarihi, uygulanan yaptırım ve numune alındıysa analiz sonucunun tebliğ tarihi. Tutanağın fotoğrafını klasöre atmak yetmez; süre sayaçları ancak alanlar dolduğunda çalışır. İki şeyi de birbirine karıştırma: idarenin ziyareti senin kendi uygunluk değerlendirmenin YERİNE geçmez — tutanak dışarıdan gelen bir girdidir, hangi yükümlülüğü kendin ne zaman değerlendirdiğin ayrı kayıttan sorulur.
5. 5Numune alındıysa analiz sonucuna itiraz penceresini kaydın içinden izle ve pencereyi tek sayı sanma: başlangıcı tebligat tarihidir, süresi mevzuatta yazılıdır ve kısadır, kullanılabilmesi şahit numunenin varlığına ve niteliğine bağlıdır. Süreyi ezberden değil tebligat yazısından ve yürürlükteki resmî kontrol mevzuatından teyit ederek alana yaz. İtiraz edilemeyecek bir hâl varsa (raf ömrü süreden kısa, şahit numune alınamayan analiz türü, şahit numune yetersiz) gerekçeyi yaz, alanı boş bırakma — boş kalan alan "itiraz etmeyi unuttuk"tan ayırt edilemez.
6. 6Her tespiti adı ve tarihi olan bir düzeltici faaliyete bağla, kapanışı da idareye sunulan kanıtla kur: giderme yazısı, yeniden kontrol sonucu, yeni analiz raporu. Bir kontrol kaydını kapatmak için tarih değil kanıt gerekir.
7. 7Değişiklik tetikleyicisini takvime değil YAYINA bağla: Resmî Gazete'yi ve Bakanlık duyurularını kim hangi sıklıkta tarıyor yazılı olsun, taradığını gösteren bir kayıt bırakılsın. Yıllık gözden geçirme, yıl ortasında değişen bir tebliği on bir ay boyunca görmez. Gıda yükümlülüklerini kütükte gıda alanıyla işaretle; aynı yükümlülük genel uyum kütüğünde de duruyorsa birini kapat — iki kütükte yaşayan aynı mevzuat iki ayrı gözden geçirme turuna girer ve biri her seferinde atlanır.

Sahada sık yapılan hatalar

• Kütük bir mevzuat başlığı listesi olmuş; içinde işletmenin hiç üretmediği ürün grubuna ait üç tebliğ var, gerçekten ürettiği takviye edici gıdanın tebliği yok.
• Resmî kontrol tutanağı muhasebedeki dosyada duruyor, kütükte kaydı yok; verilen sürenin son tarihi kimsede takipte değil ve süre dolduktan sonra idarenin ikinci yazısıyla hatırlanmış.
• Analiz sonucu tebliğ edilmiş, itiraz penceresi kapanmış; kayıtta ne itiraz var ne de itiraz edilemediğinin gerekçesi — pencerenin neden kullanılmadığı sorusunun cevabı hiçbir yerde yok.
• Tespitler tutanaktan kütüğe tek tek kopyalanmış ama hiçbiri düzeltici faaliyete bağlanmamış; bir sonraki kontrolde aynı tespit ikinci kez yazılmış ve kayıtta iki bağımsız olay gibi duruyor.