Şema ek şartlarını ISO 22000'in üstünde ayrı kütükte yürütmek

Nasıl yapılır

1. 1Kütüğü açmadan önce profil kartına şema sürümünü ve gıda zinciri kategorini gir: bir satırın sana geçerli olup olmadığı sürüm ile kategorinin kesişiminden çıkar, bazı satırlar da belirli kategorilerde baştan dışarıda kalır (ambalaj malzemesi üreten bir tesiste gıda kaybı hedefi gibi). Sürüm ve kategori boşken ekranda gördüğün şart sayısı bir varsayımdır ve kapsam dışı satırlar için boşuna kanıt toplarsın.
2. 2Her satıra iki cümle yaz: birincisi konuyu ISO 22000 tarafında hangi maddenin taşıdığı, ikincisi bu satır için tesiste fiilen yaptığın iş. Kaydı ikinci cümle üzerinden doldur — alerjen konusu tehlike analizinde de yaşar, ama ek şart satırını 'tehlike analizinde var' diye kapatırsan satır tetkikte yeniden açılır; oraya tesise özgü uygulama kaydını ve kanıtın yerini yaz.
3. 3Durumu dörtlü ölçekten seç ve iki tuzağı bil: 'Kısmen' uygulanmış sayılmaz, uygunluk oranını yükseltmez; 'Uygulanamaz' ise oranın paydasından düşer — yani sayıyı yükseltmenin en kısa yolu odur. Uygulanamaz derken gerekçeyi kapsamına, gıda zinciri kategorine veya prosesinin gerçeğine bağla; 'bizde yok' bir gerekçe değildir ve gerekçe yazılmadan bu durum kaydedilemez.
4. 4Kanıt alanına doküman adı değil kanıtın YERİNİ yaz: hangi kayıt, hangi tarih aralığı, kimde duruyor. 'Prosedürümüz var' cümlesi tetkikte tek satırda çürütülür; 'son çeyrekte tutulmuş dört kayıt, hat şefinde' çürütülmez.
5. 5Sorumluyu şartı fiilen yürüten birime ver, kütüğü işleten kişiye değil: satın alınan malzeme ve hizmet satırını satın almaya, ekipman satırını teknik-bakıma, taşıma ve depolama satırını lojistiğe, logo ve belge referansı kullanımını pazarlamaya. Gıda güvenliği ekibi kütüğü işletir; kütüğün bütün satırlarını tek başına yürütemez.
6. 6Her kayda sonraki gözden geçirme tarihini yaz: tarihi boş bırakılan kayıt hatırlatma üretmez, çünkü gecikme hesaplanamaz. 'Uygulanamaz' işaretli satırlar da hatırlatma üretmez — kapsamın, kategorin ya da prosesin değiştiği hafta o satırları elle geri açmayı işin bir parçası yap, yoksa gerekçe bayatlar ve kimse haber vermez.
7. 7Sürüm yükseltmesinde kütüğü satır satır tara ve iki farklı değişikliği ayrı ara: (a) numarası aynı kalıp KONUSU değişen satır — 2.5.14 bunun canlı örneğidir: bir sürümde personelin sağlık durumunu (yalnız yem üretimi kategorisinde) anlatır, diğer sürümde karkasın yenilebilir kısımlarının izlenebilirliğini; bunlar iki ayrı kayıttır ve eski sürümün kanıtı kendi satırında yerinde kalır. (b) Numarası ve konusu aynı kalıp KAPSAMI genişleyen satır — çok sahalı belgelendirme (2.5.18) ve ÖGP doğrulaması satırlarında olduğu gibi, daha önce kategorinde geçerli olmayan bir şart yeni sürümde geçerli hâle gelebilir. Numarayı tek başına kimlik sayma; kimlik numara ile sürümün birleşimidir.

Sahada sık yapılan hatalar

• Kütük tek tıkla açılmış, bütün satırlar 'Uygulandı' işaretlenmiş; kanıt alanlarının tamamı boş ve hepsi aynı gün aynı kişi tarafından işaretlenmiş.
• Kapsam dışı olduğu için değil kanıt toplamak zor olduğu için 'Uygulanamaz' seçilmiş; uygunluk yüzdesi böylece yükselmiş, gerekçe satırında ise 'uygulanmıyor' yazmaktan başka bir şey yok.
• Ek şartların tamamının sorumlusu gıda güvenliği sorumlusu; ekipman satın alma şartnamesini, taşıma ve depolama koşullarını, logo ve belge referansı kullanımını fiilen yürüten birimler kütükte hiç görünmüyor.
• Şema sürümü yükseltilmiş, kütük eski sürümden devralınmış; numarası aynı kalan ama konusu tamamen değişen satırın altında eski sürümün kanıtı duruyor, yeni sürümün gerçek şartı ise hiç açılmamış.