Çok sahalı belgelendirmeyi merkezî fonksiyon ve saha kapsamıyla yürütmek

Nasıl yapılır

1. 1Kütüğü kurmadan önce çok sahalı belgelendirmenin senin gıda zinciri kategorinde açık olup olmadığını teyit et: bu biçim bütün kategorilere açık değildir ve açık olduğu kategori kümesi şema sürümüne göre değişir, yeni sürümde genişleyebilir. Sürümünü ve kategorini profil kartına gir, kümeyi kendi sürüm listenden oku, tereddütte belgelendirme kuruluşuna sor — yoksa karşılığı olmayan bir belgelendirme biçimi için aylarca kanıt hazırlarsın.
2. 2Merkezî fonksiyonu TEK bir saha kaydında işaretle ve o birimin sahalar ADINA verdiği kararları listele: politika, tehlike analizi yöntemi, tedarikçi onayı, geri çekme kararı, şema iletişimi. Hiçbir sahayı merkez işaretlememek de birden fazlasını işaretlemek de ekranda uyarı basar; bu liste yoksa 'merkez' yalnızca bir adrestir ve tetkikte hiçbir şeyi karşılamaz.
3. 3Her sahanın kapsamını ve ürün gruplarını ayrı yaz. Bir saha yalnız depolama, diğeri üretim yapıyorsa geçerli ek şart kümesi sahadan sahaya değişir; tek ortak kapsam cümlesi bu farkı gizler ve sahalardan birinde karşılığı olmayan şart için aylarca kanıt aranır.
4. 4Üç ayrı işi üç ayrı kayıtta tut: merkezin sahayı kendi programına göre kontrol ettiği iç doğrulama, kuruluşun kendi tetkik programı kapsamındaki iç tetkik, belgelendirme kuruluşunun saha örneklemesi. Biri diğerinin yerine geçmez; iç doğrulama kaydını iç tetkik raporuyla kapatmak o satırı kapatmaz.
5. 5Her iç doğrulama kaydını dört alanla kapat: doğrulama tarihi, doğrulayan kişi, uygunluk kararı ve sonraki doğrulama tarihi. 'Uygunluk kararı girilmemiş' ile 'uygun' aynı şey değildir; sonraki tarih boşsa o sahanın gecikmesi hiç hesaplanamaz — saha 'geçerli iç doğrulama' sayısına da girmez, 'vade yok' kovasında bekler ve kimseye tarihli bir iş doğmaz.
6. 6Uygun kapanmayan doğrulamada bulguyu düzeltici faaliyete bağla, kapanışı sahada doğrula ve kapanış kaydını bir sonraki doğrulamanın girdisi yap ki aynı bulgu iki tur art arda 'açık' kalmasın. Aynı bulguyu diğer sahalarda da tara: aynı ekipmanı, aynı tedarikçiyi, aynı talimatı ya da aynı yazılımı kullanan sahalarda var mı sorusunu yazılı sor ve cevabı — 'tarandı, yok' dahil — kaydet; tarama yapılmazsa bulgu tek sahanın kaderi olarak kalır ve aylar sonra ikinci sahada yeniden çıkar.
7. 7Saha eklendiğinde veya kapandığında aynı hafta üç şeyi yap: kapsam beyanını güncelle, yeni sahayı doğrulama takvimine al, kapanan sahanın kayıtlarını saklama süresi boyunca erişilebilir tut. Kapsam ve sahiplik değişikliğinin belgelendirme kuruluşuna tanımlı süre içinde bildirimi ayrı bir ek şart satırıdır (bugünkü numaralandırmada 2.5.17); onu da aynı hafta güncelle.

Sahada sık yapılan hatalar

• Beş saha tanımlı, hiçbiri merkezî fonksiyon işaretli değil; iç doğrulama programını kimin yürüttüğü sorulduğunda 'merkez ofis' deniyor ama kütükte karşılığı olan bir kayıt yok — kuruluşun kategorisinin bu belgelendirme biçimine açık olup olmadığı ise hiç sorulmamış.
• Sahaların kapsamı tek cümleyle 'üretim ve depolama' yazılmış; oysa iki sahada üretim yok ve o sahalarda karşılığı olmayan şartlar için kanıt aranmış, bulunamadığı için satırlar aylarca kırmızı kalmış.
• İç doğrulama kayıtları var ama hiçbirinde sonraki doğrulama tarihi girilmemiş; hiçbir saha 'gecikmiş' sayılmıyor, en son on dört ay önce doğrulanmış saha 'vade yok' kovasında sessizce bekliyor.
• Bir sahada tespit edilen etiket doğrulama eksiği o sahada düzeltilmiş; aynı etiketi basan ikinci sahada aynı eksik aylar sonra tetkikte çıkmış, ilk bulgunun kaydında 'diğer sahalar tarandı' satırı yok.