Potansiyel güvensiz ürünü elde tutmak ve akıbetini kanıta bağlamak

Nasıl yapılır

1. 1İlk hareketi karar değil ELDE TUTMA yap: ürünü fiziksel olarak ayır, etiketle ve sistemde sevke kapat. Kararı sonra vereceksin; ayırmayı geciktirirsen kararın konusu depoda değil müşterinin rafında olur.
2. 2Şüpheli kütleyi pencereyle belirle, gözle gördüğün paletle sınırlamayı varsayma: sapmadan önceki son uygun izleme kaydından, kontrolün yeniden kurulup uygunluğun doğrulandığı ana kadar üretilen her şey aday kütledir. Pencereyi izleme kaydından çıkar; daraltacaksan neye dayanarak daralttığını yaz. Kayda kimliği tam gir — ürün adı, parti kodu, miktar, birim, tespit zamanı ve elde tutma yeri. 'Bir kısmı' ifadesi kaç kilo olduğunu söylemez ve karar sonrası mutabakatı imkânsızlaştırır.
3. 3Kararı iki ayrı soruya ayır ve ikisini karıştırma: bu kütle serbest bırakılabilir mi, bırakılamıyorsa akıbeti ne olacak. İkinci soruyu kestirmeden 'imha' diye kapatmak kararı daraltmaktır ve gereksiz kayıp üretir; birinci soruyu kanıt üretmeden 'değerlendirildi, uygun bulundu' diye kapatmak ise kanaati kanıt yerine koymaktır.
4. 4Serbest bırakırken hangi kanıt yolunda yürüdüğünü yaz: bu partiden alınmış ve partiyi temsil ettiği gösterilebilen sonuç mu; sapmadan etkilenmeyen diğer kontrollerin bu partide çalıştığını gösteren kayıt mı; yoksa birden fazla önlemin birlikte hedeflenen seviyeyi tuttuğunun önceden geçerli kılınmış olması mı. Numunenin kütleyi nasıl temsil ettiğini bir cümleyle açıkla ve dayanak raporunu kaydın ekine yükle. Karar o anki kimliğe verilmiştir: partiler birleşip miktar büyüdüyse önceki kanıt yeni kütleyi temsil etmez — kaydı yeniden değerlendirmeye al, eski kanıt metnini silmeden üstüne not ekle.
5. 5Serbest bırakılamayan kütlenin akıbetini yolun gerektirdiği kanıtla kapat: yeniden işleme veya ileri işleme yapılacaksa uygulanan işlemin tehlikeyi hedeflenen seviyeye indirdiğinin önceden gösterilmiş olması ve işlem sonrası doğrulama gerekir; gıda dışı bir amaca yönlendiriyorsan alıcının ürünü ne için aldığını yazılı olarak bilmesi gerekir; bertaraf ediyorsan bertaraf kaydı ve miktar mutabakatı gerekir. Ekranda 'Geri çekildi' kararı, geri çekme dosyasının açıldığını işaretler; toplanan kütle için akıbet yine bu üç yoldan biriyle kapanır — toplanan ürün için yine bu üç yoldan biri seçilir.
6. 6Kararı verecek yetkiyi önceden isme bağla ve tek kişiye bırakma: kararı hazırlayan ile onaylayan ayrı olsun, gece ve tatil vardiyası için yedeği yaz. Sevkiyat baskısı altındaki tek imza sistemin en zayıf yeridir; yetkiyi üretim adedinden sorumlu kişiye vermek o zayıflığı kurumsallaştırır.
7. 7Ürün dağıtıma çıkmışsa elde tutma kaydını 'geri çekildi' yazarak kapatma: kaydı bir geri çekme dosyasına devret, hangi müşteriye ne kadar gittiğini izlenebilirlikten çıkar, bildirim ağacını çalıştır ve resmî kontrol makamına bildirim gerekip gerekmediğini kararın içinde yaz. Kaydın kapanışı dosyanın açıldığını değil yürüdüğünü göstermeli.

Sahada sık yapılan hatalar

• Ürün paletin yanında ayrılmış ve etiketlenmiş ama sistemde sevke kapatılmamış; bir vardiya sonra normal sevkiyata karışmış, kayıt hâlâ 'beklemede' duruyor.
• Serbest bırakma satırında yalnız 'analiz uygun' yazıyor; kaç numune alındığı, hangi rapor numarasına dayandığı ve numunenin partiyi nasıl temsil ettiği yok, rapor da kayda iliştirilmemiş.
• Sapma yalnız o anda hattın ucundaki palete yazılmış; son uygun izleme kaydından sonra üretilen diğer partiler hiç sorgulanmamış, etkilenen kütlenin penceresi kaydın hiçbir yerinde yok.
• Kayıt 'geri çekildi' diye kapatılmış ama bir geri çekme dosyası yok; müşteri bildirimi, toplanan miktar ve resmî kontrol makamına bildirim hiçbir yerde görünmüyor.