VERBİS kayıt yükümlülüğünü karara bağlamak ve sicili envanterden beslemek

Nasıl yapılır

1. 1Önce 'yükümlü müyüz' sorusunu karara bağla ve kararı gerekçesiyle, tarihiyle kaydet — 'yükümlüyüz' kolunda ayrı gerekçe ve karar tarihi alanı yoktur, ikisini de not alanına yaz (istisna kolunun kendi gerekçe alanı vardır). Değerlendirme tek bir sayıya değil üç girdiye birlikte bakar: yıllık çalışan sayısı, yıllık mali bilanço toplamı ve ana faaliyetin özel nitelikli kişisel veri işleme olup olmadığı. Bu bileşik bir eşiktir — iki sayının altında kalmak tek başına sonuç vermez. Yükümlülük veri sorumlusuna aittir; başka bir kuruluşun talimatıyla yalnız veri işleyen olarak yürüttüğün işleme için ayrı bir sicil kaydı açılmaz, ama hangi işlemede hangi sıfatla olduğunu yazılı ayır.
2. 2İstisna kapsamında olduğuna karar verdiysen gerekçeyi doğru listeden seç ve kaydet: çalışan sayısı ile bilanço eşiklerinin altında olup ana faaliyeti özel nitelikli veri işleme olmayan kuruluş olmak; Kurul kararıyla istisna tutulan meslek grupları (noter, avukat, serbest muhasebeci mali müşavir ve yeminli mali müşavir, gümrük müşaviri, arabulucu gibi — listeyi yürürlükteki karar metninden teyit et); dernek, vakıf ve sendikanın yalnız faaliyet alanıyla sınırlı, üye, çalışan ve bağışçı verisine ilişkin işlemesi; siyasi partiler. Sık kurulan ters gerekçeye dikkat: ana faaliyeti özel nitelikli veri işlemek olan kuruluşa küçüklük istisnası tanınmaz — bu ölçüt istisnayı genişletmez, kapatır. Yurt dışında yerleşik veri sorumlusu da büyüklüğüne bakılmaksızın kayıt yükümlüsüdür. Gerekçesiz 'yükümlü değiliz' bir karar değil bir iddiadır.
3. 3Eşiklerin ve istisna listesinin Kurul kararlarıyla değiştiğini bilerek çalış: değerlendirmeyi bilanço kesinleştiğinde yılda bir tazele ve hangi tarihli karara göre baktığını kaydın içine yaz. İki yıl önceki eşiğe göre verilmiş istisna kararı bugün geçerli olmayabilir ve bu fark tetkikte kuruluşun aleyhine işler.
4. 4Sicile giren bilgiyi işleme envanterinden üret, ayrı bir tabloda hazırlama: veri kategorileri, ilgili kişi grupları, işleme amaçları, alıcı grupları, azami saklama süreleri ve yurt dışına aktarım aynı satırlardan gelir. Sicil beyanı envanterin kategori düzeyindeki özetidir; ayrıntı seviyesinin daha kaba olması normaldir, içeriğin farklı olması değildir. İki defter tutan kuruluş, tetkikte hangisinin doğru olduğunu savunamaz.
5. 5Envanteri her değiştirdiğinde sicili de aç: sicile bildirilen bilgilerde değişiklik olduğunda güncelleme yedi gün içinde yapılır. Bunu ilgili kişi başvurularının otuz günlük cevap süresiyle karıştırma — ikisi ayrı saattir ve karıştıran kuruluş güncellemeyi hep geç yapar. Kayıt yükümlülüğü tümden ortadan kalkarsa sicilden silinme talebini de aynı disiplinle yürüt ve gerekçesini sakla.
6. 6İrtibat kişisini isimle ata; Türkiye'de yerleşik gerçek kişi olmalıdır, birim adı yazılamaz. Bu kişi Kurumla iletişimin adresidir; kuruluşun yükümlülüklerini temsile yetkili değildir ve bir veri koruma sorumlusu da değildir — 'irtibat kişisi atadık' cümlesi başvuru sürecini kurmuş olmak sayılmaz. Yurt dışında yerleşik veri sorumlusuysan veri sorumlusu temsilcini ayrıca göster; adres belirsizse cevap süresi kendiliğinden erir.
7. 7Sicil numarasını, kayıt tarihini ve Kurul'un ilan ettiği son kayıt tarihini alanlarına yaz. Bu üçü boşken 'kaydımızı yaptık' cümlesinin hiçbir kanıtı yoktur; en kısa tetkik sorusu bu üç alandır.

Sahada sık yapılan hatalar

• Sicile kayıt yapılmış ama iç envanter hiç kurulmamış; sicildeki beyan tek kaynak durumunda kalmış ve hangi süreçten türediği gösterilemiyor.
• Şirket büyümüş, çalışan sayısı ve bilanço eşiklerin üzerine çıkmış; klasörde hâlâ üç yıl önce yazılmış 'istisna kapsamındayız' notu duruyor, kimse kararı yeniden açmamış.
• Saklama süresi envanterde on yıl, sicil beyanında beş yıl yazıyor; iki rakamdan hangisinin geçerli olduğunu kimse söyleyemiyor ve ikisi de savunulamıyor.
• İrtibat kişisi olarak 'Bilgi İşlem Müdürlüğü' yazılmış; Kurum'dan gelen yazı kime düşeceği belirsiz olduğu için üç hafta masada beklemiş.