Bulguyu yazmak, uygunsuzluğu ayırmak

Nasıl yapılır

1. 1Bulguyu üç parçayla yaz: ne gördün (kayıt numarası, tarih, rol, yer), hangi ölçüte bakıyorsun (madde numarası ya da kendi prosedür maddesi), aradaki fark ne.
2. 2Kanıtı kişiye değil sisteme bağla: 'operatör dikkatsizdi' bulgu değil suçlamadır, 'şu tarihli kayıtta doğrulama alanı boş' bulgudur.
3. 3Ölçüt karşılanmıyorsa uygunsuzluk aç; ölçüt karşılanıyor ama uygulama zayıfsa iyileştirme fırsatı yaz. İkisini aynı listede ama ayrı etiketle tut.
4. 4Uygunsuzluğun ağırlığını etkisine göre belirle: düzen hiç kurulmamış, kurulmuş ama işletilmiyor, ya da tek seferlik sapma. Bu ayrım düzeltici faaliyetin derinliğini belirler.
5. 5Bulguyu kapanışta sürecin sahibine okut; anlamadığı bir cümle varsa sorun bulguda değil ifadede olabilir, yeniden yaz.
6. 6Aynı kökten gelen üç gözlemi üç ayrı uygunsuzluk yapma; tek uygunsuzluk altında üç kanıt olarak topla, aksiyon dağılmasın.

Sahada sık yapılan hatalar

• Bulgu 'prosedüre uyulmuyor' diye yazılmış; hangi kayıt, hangi tarih, hangi ölçüt yok ve ekip haklı olarak itiraz ediyor.
• Tetkikçi çözümü de yazmış; süreç sahibi düzeltici faaliyeti sahiplenmiyor, başkasının fikrini uyguluyor.
• Bütün bulgular iyileştirme fırsatı etiketiyle yazılmış; sistem yıllardır sıfır uygunsuzlukla ilerliyor gibi görünüyor.
• Rapor kapanış toplantısında sözlü anlatılmış, yazıya geçmemiş; aksiyon takibi hafızaya kalmış.