Tetkike hazırlığı tahminle değil göstergeyle ölçmek

Nasıl yapılır

1. 1Hazırlık okumasını tek bir yüzdeye indirgemeden oku: hangi modülde kayıt var ama güncel değil, hangisinde hiç kayıt yok, hangisinde kayıt var ve tazeliği yerinde — üçünü ayrı ele al.
2. 2'Kayıt yok' ile 'kapsam dışı' arasındaki farkı yaz. Uygulanamaz bir madde eksik değildir; gerekçesi yazılmış bir karardır. Bu ikisini aynı listede bekletmek hazırlık okumasını bozar.
3. 3Boşlukları tetkik günündeki SORU sırasına göre sırala: tetkikçi önce kapsamı ve politikayı, sonra süreç sahipliğini, sonra kanıt zincirini sorar. Kapsam belirsizken alt kayıtları düzeltmek boşa emektir.
4. 4Her boşluk için tek bir sahip ve tek bir tarih yaz. 'Kalite birimi' bir sahip değildir; boşluğu kapatacak kaydı fiilen üretecek kişi sahiptir.
5. 5Tazelik eşiğini kendi çevriminize göre belirle: yıllık gözden geçirilen bir kayıt 14 ay önce güncellenmişse bayattır, üç ayda bir işleyen bir kayıt için 14 gün bile geç olabilir.
6. 6Kapatılan her boşluğu kaydın KENDİSİNDEN doğrula, listeden değil. Listede 'tamamlandı' işaretlemek kanıt üretmez.

Sahada sık yapılan hatalar

• Hazırlık tek bir yüzde olarak okunmuş; %78'in içinde kapsam beyanının hiç yazılmamış olduğu görülmemiş.
• Tetkikten iki hafta önce toplu kayıt girişi yapılmış; bütün kayıtların oluşturma tarihi aynı güne düşmüş ve tetkikte tam bu görülmüş.
• Uygulanamaz maddeler 'eksik' sayılıp gereksiz kayıt üretilmiş; gerekçe yazmak yerine boş form doldurulmuş.
• Boşluk listesi hazırlanmış ama sahibi ve tarihi olmadığı için tetkik gününe kadar aynı hâlde kalmış.