Müşteri portalı gönderimlerini tek defterde izlemek

Nasıl yapılır

1. 1Her portal kaydını bir iç kayda bağla: PPAP sunumu ya da 8D raporuyla eşle, başlığa kaçıncı sunum olduğunu yaz. Bağ alanı bulunmayan kalemlerde — scorecard yanıtı gibi — iç kaydın numarasını kaydın notuna geçir. Bağsız portal kaydı yalnız bir hatırlatmadır; kanıt zinciri iç kayıtta kurulur ve tetkikçi de oradan başlar.
2. 2Yeniden sunum yaptığında portal kaydını üzerine yazma: yeni iç sunuma bağlı yeni bir portal kaydı aç, ilkini olduğu gibi bırak. Tek kaydı güncellersen onaylanan sürüm ile gönderilen sürüm kâğıt üzerinde aynı görünür, oysa müşteri ikinci paketi değerlendirmiştir.
3. 3Portalın verdiği takip numarasını, müşterinin verdiği son tarihi ve tek sorumluyu kaydın açıldığı gün yaz. Vadesi ve sahibi olmayan gönderim "birinin bakması gereken iş"e döner; portalda haftalarca bekleyen paketler tam olarak bu boşluktan doğar.
4. 4İki olayı ayrı tut: gönderimin portalda görünmesi ile müşterinin karar vermesi aynı şey değildir. Yükleme bittiğinde Gönderildi'ye geç; Onaylandı'yı yalnız müşterinin yazılı kararını gördüğünde işaretle ve kararın nerede yazılı olduğunu nota geçir — portalın "alındı" ekranı karar değildir. Geçici veya koşullu onay da tam onay değildir: kaydı Onaylandı'ya almak yerine notuna geçici onayın bitiş koşulunu (tarihi ya da izin verilen adedi) ve tam onaya geçiş planını yaz, kayıt açık kalsın.
5. 5Red ve revizyon talebinde gerekçeyi kendi özetinle değil müşterinin ifadesiyle nota geçir, hangi belgenin istendiğini yaz. Gerekçe kayda girmezse ikinci sunum aynı eksikle gider; tekrar sunumların en sık nedeni budur.
6. 6Scorecard yanıtını serbest metin olarak bırakma ve tetikleyiciyi "skoru düşen başlık" ile sınırlama: hedefin altında kalan ve müşterinin uyarı ya da özel statüye bağladığı her başlık, o ay düşüş olmasa da ele alınır — aylardır aynı düşük seviyede duran başlık düşmediği için hiç tetiklenmez. Her başlık için ya açtığın düzeltici faaliyetin numarasını nota yaz ya da yazılı bir "aksiyon gerekmez" gerekçesi bırak.
7. 7Göndermeden önce o parça-müşteri çifti için açık bir kayıt olup olmadığına bak ve tek sahip kuralını uygula; iki kişi aynı paketi farklı sürümlerle yüklediğinde müşteri hangisini değerlendirdiğini yazmaz. Gönderdikten sonra belirli bir ritimle portaldaki durumu defterle yüzleştir ve farkı kapat — modül portala bağlanmadığı için defter ancak sen taşıdığında güncel kalır; vadesi geçenler listesi doluysa geciken defter değil işin kendisidir.

Sahada sık yapılan hatalar

• İkinci sunum yapılmış ama portal kaydı hâlâ ilk sunuma bağlı; üstelik kayıt Onaylandı görünürken bağlı PPAP sunumu Sunuldu durumunda kalmış — müşterinin karar verdiği paket ile kayıtta görünen paket farklı sürüm.
• Geçici onay Onaylandı olarak işaretlenmiş, bitiş koşulu ne kayıtta ne notta yazılı; izin verilen adet dolduktan sonra aynı kayda güvenilerek sevk sürmüş.
• Scorecard yanıtı portala yazılmış, içeride tek bir kayıt açılmamış; aynı başlık üç ay üst üste hedefin altında kalmış ve her ay aynı cümle gönderilmiş.
• Paketi kalite mühendisi kendi bilgisayarından yüklemiş, satış aynı gün eski dosyayı tekrar yüklemiş; müşteri hangi dosyaya karar verdiğini yazmamış, iç kayıtta ise tek satır var.