Kaçırılan izlemeyi ürün kararına bağlayarak yönetmek

Nasıl yapılır

1. 1Kaçırma tanımını önce sayıya bağla: her kontrol görevinin bir vadesi ve bir tolerans penceresi olsun, vade artı pencere geçtiği hâlde kaydı girilmemiş görev kaçırılmış sayılsın. Tanım yazılı değilse 'biraz gecikti' ile 'yapılmadı' arasındaki sınırı her vardiya kendi çizer.
2. 2Kaçırılan bir kritik kontrol noktası (KKN) izlemesinde soruyu hemen ürüne çevir: son uygun ölçümden, kontrolün yeniden kurulup doğrulandığı ana kadar üretilen ürünü potansiyel güvensiz say, ayır ve serbest bırakma değerlendirmesi yapılmadan sevk etme. Pencereyi 'kaçırmayı fark ettiğim an'da kapatırsan, fark etmekle kontrolü geri kurmak arasındaki ürün kararsız kalır. Kaçırma bir kayıt eksiği değil, o aralıkta kontrolün kanıtsız kaldığının beyanıdır.
3. 3Operasyonel ön gereksinim programı (OGYP) izlemesinde kaçırmayı aynı otomatik sonuca bağlama, ama 'etkilenmedi' demeyi de bedava yapma: eylem kriterinin ne kadar süre gözlenmediğini yaz, o aralıkta üretilen ürünü tek tek belirle, gıda güvenliği açısından sonucunu değerlendir ve kararı gerekçesiyle kaydet. İki hâli tek forma sıkıştıran tesis ya gereksiz ürün imha eder ya da gerçekten şüpheli ürünü sevk eder.
4. 4Kaçırılan görevi SİLME: aynı görevi telafi statüsüne al ve gerekçe alanına dört şeyi yaz: telafi ne zaman yapıldı, kaçırma neden oldu, kaçırmayı ne fark etti ve o aralıktaki ürün için ne karar verildi.
5. 5İzleme sıklığını 'kaçırdığımda ne kadar ürünü sorgulamak zorundayım' sorusuyla yeniden gözden geçir; sıklık, kaçırma hâlinde ayıracağın parti büyüklüğünü doğrudan belirler. Vardiyada tek ölçüm, tek kaçırmada o vardiyanın bütün üretimini masaya koyar.
6. 6Kaçırmaları vardiya, alan ve saat kırılımında say. Hep aynı vardiyada veya aynı saatte yığılıyorsa sorun ihmal değil planlamadır: tur saati mola, ürün geçişi veya temizlik penceresine denk geliyor olabilir; bunu düzeltici faaliyetin kök nedeni olarak yaz ve tur saatini değiştir.
7. 7Geçmişe dönük kayıt girişini serbest bırakma: geç girilen kaydın hem ölçüm anı hem giriş anı görünsün, gecikmenin gerekçesi kayda yazılsın. Vadesinden üç gün sonra girilmiş bir ölçüm, o gün yapıldığının kanıtı değildir ve tetkikte ilk açılan yer orasıdır.

Sahada sık yapılan hatalar

• Kaçırılan kontrol vardiya sonunda hatırdan doldurulmuş; değer limitin tam ortasına yazılmış, görev 'tamamlandı' olarak kapatılmış ve kaçırma sayacı hiç artmamış.
• Sistemde tolerans penceresi geçmiş yüz elli kontrol birikmiş, hiçbirinin gerekçesi yok; kimse kaçırılanları işaretlemediği için tablo aylarca 'planlandı' göstermeye devam etmiş.
• Kaçırılan bir ısıl işlem izlemesi için telafi ölçümü yapılmış ama o aralıkta üretilen ürünün akıbeti hiçbir kayıtta yok; ürün sevk edilmiş.
• Aynı hattın gece vardiyası her ay aynı iki kontrolü kaçırıyor; her seferinde ayrı bir 'personel dikkatsizliği' notu yazılmış, tur saatinin mola ile çakıştığı hiç fark edilmemiş.