Doğrulama planını kurmak ve sonuçları analizle kullanmak

Nasıl yapılır

1. 1İzleme ile doğrulamayı iki ayrı cümleyle tanımla ve bu tanımı planın başına yaz: izleme kontrolün o anda çalıştığını gösterir, doğrulama kurduğun düzenin bütün olarak yürüdüğünü ayrı bir kanıt kümesiyle sınar. İkisi tek kayıttan beslenirse doğrulama izlemenin özeti hâline gelir ve elinde tek bir gerçek kalır.
2. 2Geçerli kılmayı doğrulamanın yerine koyma: geçerli kılma, önlemi devreye almadan önce 'bu önlem hedeflediğim azaltmayı gerçekten yapabiliyor mu' sorusunu deneyle, literatürle veya uzman görüşüyle cevaplar; doğrulama ise devreye girmiş düzenin uygulandığını sonradan sınar. Biri önce, diğeri sonra yapılır ve biri diğerinin dosyası olarak sunulamaz.
3. 3Planı kalem kalem kur: ÖGP'ler, tehlike kontrol planı, izlenebilirlik, geri çağırma ve piyasadan çekme yeteneği ve sistem geneli için ayrı kalemler yaz; her kalemde yöntem, sıklık, sorumlu, planlanan tarih ve sonucun neye göre 'uygun' sayılacağı bulunsun.
4. 4Örtüyü kalem sayısıyla değil kapsanan önlem sayısıyla ölç: her KKN'nin, her OGYP'nin ve her ÖGP'nin planda bir karşılığı olsun. Planda hiç geçmeyen bir önlem varsa doğrulama örtünüz deliktir ve bunu ilk fark eden tetkikçi olur.
5. 5Doğrulamayı yapan kişiyi o konunun izlemesini yapan kişiden ayır; kimse kendi izlemesini doğrulamaz ve bu kural 'ekibimiz küçük' notuyla esnetilmez. Ayıramadığını düşündüğün yerde çapraz atama kur — başka vardiyanın sorumlusu, başka bir bölüm ya da yetkin bir dış taraf — ve kimin neyi doğruladığı kayıtta görünsün; 'herkes her işi yapıyor' cevabı bağımsızlık kurmaz.
6. 6Sonuç kaydını iki parça yaz: ne bulundu ve bu bulgu ne anlama geliyor. Uygun olmayan sonuçta analizi ve yapılacak işi yazmadan kaydı kapatma, gerekiyorsa düzeltici faaliyeti bağla; uygun sonuçta da hangi kanıt kümesine baktığını (kaç kayıt, hangi dönem, hangi hat) yaz.
7. 7Sonuçları toplu okumayı takvimin sonuna bırakma: yeterli kalem birikince, uygun olmayan bir sonuç çıktığı anda ve yönetimin gözden geçirmesinden önce oku. Üç deseni ayrı ayrı ara — gecikmiş kalemler, tekrarlayan uygunsuz sonuçlar, hiç uygunsuz çıkmayan kalemler; bunlar sırasıyla planın uygulanmadığını, sistemde yapısal bir açık olduğunu ve doğrulama yönteminin fazla yumuşak olduğunu söyler. Çıkarımı GGYS güncellemesine girdi olarak taşı.

Sahada sık yapılan hatalar

• Doğrulama planının bütün kalemleri izleme kayıtlarını da tutan gıda güvenliği sorumlusuna verilmiş; kendi tuttuğu kaydı kendisi doğrulamış ve bağımsız bir bakış hiç olmamış.
• Yılın on iki doğrulamasının dokuzu son iki haftada yapılmış; sonuç satırlarının hepsinde aynı cümle yazıyor: 'uygun bulunmuştur'.
• Isıl işlem önleminin geçerli kılma dosyası doğrulama kaydı olarak sunulmuş; önlem devreye alındıktan sonra düzenin yürüdüğünü gösteren hiçbir kayıt yok.
• Uygun olmayan bir doğrulama sonucu var, altında tek satır: 'personel uyarıldı'. Sonucun ne anlama geldiği, hangi ürünü ilgilendirdiği ve sistemde neyin değiştiği hiçbir yerde yazılmamış.