Bilgi varlığı envanterini süreçten türetmek

Nasıl yapılır

1. 1Kapsamdaki her iş sürecini tek satırda yaz, sonra o sürecin ürettiği ve tükettiği bilgi kümelerini isimlendir (aday özgeçmişleri, fiyat listesi, üretim reçetesi gibi). Envanterin birincil satırı bilgi kümesidir, cihaz değil.
2. 2Her bilgi kümesinin taşıyıcılarını ayrı kolonda göster: hangi uygulama, hangi sunucu veya bulut hesabı, hangi paylaşım klasörü, hangi kağıt dosya, hangi dizüstü. Aynı bilgi birden fazla yerde yaşıyorsa hepsini yaz.
3. 3Sahipliği iki katmanda ata: bilgi kümesinin iş sahibi (o bilgi hakkında karar verebilen yönetici) ve taşıyıcının teknik sorumlusu. Sahip kolonuna birim adı değil kişi/unvan yaz.
4. 4Gizlilik, bütünlük ve erişilebilirlik ihtiyacını üç ayrı basit ölçekle işaretle; sınıflandırma etiketini bu üçlüden türet, böylece etiket keyfi olmaz.
5. 5Envantere giriş ve çıkış tetikleyicilerini yaz: yeni uygulama devreye alma, tedarikçi değişikliği, işten ayrılış, cihaz hurdaya çıkarma. Her tetikleyiciyi sorumlusuyla birlikte periyodik bir göreve bağla.
6. 6Envanteri risk değerlendirmesinin girdisi olarak test et: rastgele üç satır seç, o satırdan en az bir somut risk kaydı üretebiliyor musun? Üretemiyorsan satır fazla soyut yazılmış.

Sahada sık yapılan hatalar

• Envanter demirbaş listesinin kopyası: 62 dizüstü, 4 sunucu yazılmış; bu cihazlarda hangi bilginin durduğu hiç yazılmamış.
• Bulut hizmetleri envanterin dışında kalmış; ekiplerin kendi açtığı dosya paylaşım ve mesajlaşma hesapları görünmüyor.
• Sahip kolonuna birim adı yazılmış, sorulacak somut bir isim yok; erişim gözden geçirmesi bu yüzden hiç yürümüyor.
• Kağıt kayıtlar (özlük dosyası, sözleşme dolabı, arşiv klasörü) envantere hiç girmemiş, yalnız dijital varlıklar sayılmış.